Så skapades en av världens bästa arbetsplatser
För inte så längesen spekulerades det kring hur framtidens arbetsplats skulle se ut.
Nu är tiden kommen och det ”nya arbetslivet” är det vi verkar i. Under pandemin skapades ett av världens bästa kontor som väl möter de nya behov som uppstått och de krav som ställs.
Men hur gick det till?
”Vi vill passa på att göra om kontoret”
I början av 2021 blev Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg och förändringsledare, kontaktad av SPP. SPPs ledning ville anpassa huvudkontoret på Vasagatan. De insåg, efter ett år av pandemi, att arbetslivet och kontorets roll skulle se annorlunda ut när pandemin var över. Eftersom man inte visste hur länge pandemin skulle pågå var man angelägen om att ombyggnationen skulle ha högsta prioritet så att ett anpassat kontor skulle vara klart när väl restriktionerna släpptes.
- Det flexibla arbetslivet ställer inte bara krav på förändringar i hur vi utformar arbetsplatsen, utan även i ledarskapet och arbetssätten, hur vi samarbetar och kommunicerar, både som ledare och som medarbetare. Att utrusta och utveckla chefer och medarbetare så att de får rätt förutsättningar att kunna verka i den hybrida världen, är avgörande för organisationer som vill bibehålla och attrahera nya stjärnor. Och att utforma den digitala arbetsplatsen är minst lika viktigt som den fysiska arbetsplatsen, säger Heléne Lidström. Så det första vi gjorde var att ledningen fick formulera SPPs arbetsplatsstrategi, med planen att skapa en framgångsrik medarbetarupplevelse utifrån de tre dimensionerna människa, teknik och plats.
Helt digitalt startades denna förändringsresa. I en tid då alla satt hemifrån utmanades man i att fundera på hur man skulle vilja ha det när man väl fick tillbaka möjligheten att vara på kontoret.
- Det var både en utmaning och en tillgång att vi utformade framtidens arbetsplats från hemmakontoret. Vi kunde på ett enkelt sätt se vad vi var måna om att behålla i vad vi trodde skulle bli en hybrid arbetsvardag genom att anamma de bästa lärdomarna, samtidigt som det var svårt att se vilka funktioner som skulle bli viktigast på kontoret. På grund av att pandemin hade pågått under ett år så hade vi tyvärr inte några beläggningsmätningar och statistik från hur det såg ut innan. Det var helt klart en utmaning, säger Sofia Wangsell, projektledare på SPP.
En nollmätning gjordes
- Att sätta konkreta mål som kan följas upp är viktigt i alla typer av förändringar, så att man kan säkerställa att man verkligen får de effekter man har som ambition att uppnå, säger Heléne Lidström.
Det kan man göra på olika sätt. SPP valde att göra en nollmätning med hjälp av det globala undersökningsföretaget Leesman, som med närmare en miljon respondenter i sin databas mäter arbetsplatsers effektivitet genom en medarbetarenkät. Leesman Index (LMI) är ett sammanslaget mått på enkäten som visar hur väl arbetsmiljön stödjer medarbetarnas behov. Nollmätning som genomfördes i april 2021 visade att medarbetarna på Stockholmskontoret var väldigt nöjda. LMI hamnade på 68,5. Ett LMI på 70 eller högre (vilket endast ca 5% av alla organisationer uppnår) rankas som ett väldigt bra resultat.
- Jag har jobbat med Leesmans enkät i många organisationer och jag har aldrig sett någon organisation som uppnått ett så högt LMI innan förändringen. Det satte ju ribban högt inför utvecklingen av arbetsplatsen och arbetssätten, berättar Heléne Lidström.
- Hela projektgruppen blev oerhört förvånade över ett så högt resultat innan förändringen. Samtidigt så hade vi med oss att vi skulle komma tillbaka till något helt nytt. Nu hade vi testat att arbeta heltid på kontoret, och heltid hemma – vi behövde anpassa oss till en ny vardag. Den insikten gjorde att vi var motiverade att involvera organisationen i den här förändringen. Vi märkte också att de flesta medarbetare var trötta på att sitta hemma och såg fram emot att komma tillbaka till kontoret, speciellt när vi skulle skapa ett nytt kontor, det gav många energi, säger Sofia Wangsell.
Värdet av en tydlig arbetsplatsstrategi
För att skapa en arbetsplats av den här kalibern krävs det en samsyn och en tydlig riktning. Om man inser värdet av att inkludera alla i organisationen så kan man nå långt. Genom att höja ribban och förankra visionen i organisationen har man nu en av världens bästa arbetsplatser.
- Den viktigaste framgångsfaktorn när man driver en förändring handlar om att det måste finnas ett genuint engagemang och intresse kring frågorna från ledningen. På SPP fanns inte bara en engagerad ledning och styrgrupp, man utsåg tidigt en projektledare och projektgrupp och hade ett stort fokus på att skapa dialog och involvering i organisationen. Ett riktigt skolboksexempel på hur man driver framgångsrik förändring, säger Heléne
- Resan i sig har betytt lika mycket för organisationen som själva resultatet i sig, säger Sofia Wangsell. Jag har inte varit med om ett projekt som har skapat så här mycket engagemang tidigare, det har varit otroligt häftigt att få uppleva.
Det började med en ombyggnation och slutade i en framgångssaga
Genom att ha rätt data och göra en korrekt analys av den skapar man förutsättningar för att lyckas. Vårt arbete blev att ta dessa behov och önskade funktioner och kombinera det med den underliggande visionen. Det landade i ett koncept med ledorden ”Varmt, välkomnande, wow”.
- Vi sökte en aktör som kunde överföra vår vision till någonting konkret och som återspeglades i det fysiska uttrycket. Att ta in MOD var utan tvekan ett av de bästa beslut vi tog i projektet, säger Sofia Wangsell.
Konceptet som skapades utmynnade i några få konkreta meningar.
- Tydlig identitet - Det ska kännas och märkas att man som extern besökare har kommit in på SPP och när man gått där ifrån så skall man minnas det. Känslan ska vara varm, välkomnande och wow.
- Aktivitetsbaserat arbetssätt - Säkerställer att medarbetarnas alla behov täcks. Skapar en bättre yteffektivitet och en mer levande känsla.
- Inspirerande - Du skall komma till kontoret och känna en lust att vara där. Vi skall givetvis erbjuda bra arbetsplatser, i både öppen och sluten miljö, men också utrymmen för spontana möten och kunskapsutbyten.
- Effektivt användande av ytor - Utöver att arbetsplatsen krymper och att vi övergår till ett aktivitetsbaserat arbetssätt så vill vi säkerställa användning på ytor som idag används mindre frekvent (spisen, seminarierum etc) och få ett bättre nyttjande.
- Varierat - Vi vill skapa en variation i möbler och i hur vi möblerar. Olika höjder, storlekar, former, material, färger etc. När du rör dig genom kontoret så ska du känna en förändring.
- MOD kom in i projektet under sommaren 2021 och ambitionen var att invigningen skulle ske redan i januari 2022. Detta var helt klart en ambitiös plan. När man nu i efterhand inser vad vi gjorde så blir man helt klart imponerad av effektiviteten som fanns i detta projekt, säger Sofia Wangsell.
Effektiviteten i sig bottnar i vår digitala process. Med hjälp av den kunde alla i projektet följa framdriften och hjälpa till med att både utveckla och utmana visionen. När man jobbar i 3D så blir det färre subjektiva tolkningar och oklarheter. Alla i projektet delar samma bild och vision av det tilltänkta slutresultatet.
Vår digitala approach är överlägsen när det kommer till inkludering. Att alla, oavsett förkunskaper eller roll i projektet, kan dela en och samma informationskälla är vackert och medmänskligt å en sidan, men likväl logiskt rationellt och hypereffektivt å andra sidan.
Resultatet då?
Kontoret öppnades upp i mars 2022 och därefter har man följt upp hur väl arbetsplatsen fyller medarbetares behov. Resultatet är över förväntan.
- Från att vi öppnade kontoret så har det kommit väldigt många fina kommentarer och det är ingen tvekan om att medarbetarna på SPP är otroligt nöjda över resultatet. När vi nu skulle göra en ny undersökning, och svart på vitt få en siffra på den förflyttningen som vi hade åstadkommit så var jag helt klart nervös. Hur väl hade vi egentligen lyckats? När resultatet väl kom så kunde jag inte tro att det var sant, eller jag trodde snarare att det var för bra för att vara sant, berättar Sofia Wangsell.
I september 2022, efter ombyggnationen, gjordes en ny undersökning och då uppnådde SPPs huvudkontor på Vasagatan ett LMI på hela 87,6. Det innebär att SPP har uppnått bland de högsta LMI-resultaten i världen och rankas därmed som en av världens bästa arbetsplatser.
- När man jobbat så nära och så intensivt med en organisation som jag har haft förmånen att göra med SPP blir ju enkätresultatet ett viktigt kvitto på hur väl vi har lyckats. Det spelar ingen roll om vi tycker att vi har skapat det mest fantastiska kontoret om inte medarbetare upplever att det är en inspirerande och funktionell miljö som de trivs och mår bra i. Så jag kan erkänna att när jag fick resultatet från Leesman en fredagskväll i september som visade att medarbetarna rankat sin arbetsplats som en av världens bästa, ja då rann en liten glädjetår ner på kinden. Jag var ju bara tvungen att förmedla detta fantastiska resultat, så både Sofia och SPPs HR-chef Helena Sundin fick ett samtal, trots att det var fredagskväll säger Heléne Lidström. Men jag är fortfarande inte helt säker på att de förstår vilket fantastiskt resultat dom har fått.
- För några år sedan skrev jag boken Så skapade Sveriges bästa arbetsplats, efter att Microsoft utsågs som Sveriges Bästa Arbetsplats efter att vi implementerat ett flexibelt arbetssätt. Jag antar att vi nu kan skriva boken med titeln ”Så skapades världens bästa arbetsplats” skrattar Heléne.
- Vår trivsamma arbetsplats och förändringsarbetet under detta projekt upplevs bland medarbetarna leda till högre produktivitet, en känsla av samhörighet och kunskapsutbyte. Kultur stavas tillsammans! Det här fantastiska resultatet i Leesmans enkät är ett kvitto på att vi lyckats med våra ambitioner att skapa en attraktiv och effektiv arbetsplats som bygger kultur, resultat och talanger, säger Jenny Rundbladh, VD på SPP.
